Η διαδικασία της ενημέρωσης των κτηματολογικών εγγραφών περιλαμβάνει τα εξής τέσσερα (4) στάδια:

• Υποβολή αίτησης για καταχώριση εγγραπτέας πράξης από τον πολίτη – παραλαβή από το Κτηματολογικό Γραφείο.
• Έλεγχος νομιμότητας – απόφαση του Προϊσταμένου για την καταχώριση ή μη της εγγραπτέας πράξης.
• Καταχώριση εγγραπτέας πράξης.
• Έκδοση Κτηματολογικού Φύλλου (ΚΦ) αρχείου και αντικατάσταση των παλιών στο Κτηματολογικό Βιβλίο (ΚΒ). Ενημέρωση αλφαβητικού ευρετηρίου δικαιούχων και αρχειοθέτηση πράξης και συνυποβαλλόμενων εγγράφων.

Για την υποβολή της αίτησης σημειώνονται τα ακόλουθα:

1. Με την αίτηση συνυποβάλλονται τα ακόλουθα έγγραφα :

• Η εγγραπτέα πράξη της οποίας ζητείται η καταχώριση στα κτηματολογικά φύλλα, περίληψη της εγγραπτέας πράξης (υπ’ αριθμ. 411/02/3.4.2007 απόφαση Δ.Σ. του Ο.Κ.Χ.Ε., ΦΕΚ 1077/Β΄/2.7.2007), εκτός εάν πρόκειται για πράξη που αφορά εξάλειψη, κατάργηση, διαγραφή ή άρση εγγραπτέου δικαιώματος
• Τα έγγραφα με τα οποία αποδεικνύεται η νομιμοποίηση του προσώπου που υπογράφει την αίτηση (άρθρο 14 του ν. 2664/1998)
• Κυρωμένο απόσπασμα του κτηματολογικού διαγράμματος (ή αντίγραφο αυτού καθώς σε συμβόλαια το κυρωμένο μένει στο συμβολαιογράφο)
• Αντίγραφο τοπογραφικού διαγράμματος, που έχει συνταχθεί και προσαρτηθεί στην προς καταχώριση εγγραπτέα πράξη (εφόσον η πράξη επιφέρει γεωμετρική μεταβολή στα κτηματολογικά διαγράμματα).
  
  

Εάν η πράξη της οποίας ζητείται η καταχώριση είναι εμπράγματη δικαιοπραξία, τότε επισυνάπτεται σε αυτήν, υποχρεωτικά και με ποινή ακυρότητας κυρωμένο απόσπασμα του κτηματολογικού διαγράμματος. Στην περίπτωση αυτή απαιτείται η προηγούμενη υποβολή αίτησης για την έκδοση αποσπάσματος κτηματολογικού διαγράμματος.

Αν η αίτηση για την καταχώριση της πράξης υποβληθεί από πληρεξούσιο, νόμιμο αντιπρόσωπο ή εκπρόσωπο νομικού προσώπου, συνυποβάλλονται επίσης και τα έγγραφα, από τα οποία αποδεικνύεται η νομιμοποίηση του προσώπου που υποβάλλει την αίτηση.

Κατά την κατάθεση της αίτησης και των συνυποβαλλόμενων εγγράφων στο Κτηματολογικό Γραφείο γίνεται ένας τυπικός έλεγχος για την πληρότητα των συνυποβαλλόμενων στοιχείων και τη συντρέχουσα τοπική αρμοδιότητα του Κτηματολογικό Γραφείο.

Κατόπιν υπολογίζονται τα τέλη και δικαιώματα, τα οποία θα πρέπει να καταβληθούν για την καταχώριση της πράξης. Εφόσον υπάρχει αδυναμία  καταβολής τελών, η αίτηση επιστρέφεται.

Οι αιτήσεις εγγράφονται αυθημερόν στο Ημερολόγιο. Η εγγραφή γίνεται κατά τη χρονική σειρά υποβολής τους. Κάθε αίτηση αριθμείται κατά τη σειρά υποβολής της και φέρει την ημερομηνία παραλαβής της από το Κ.Γ, η οποία αναγράφεται τόσο στο Ημερολόγιο όσο και στην απόδειξη καταβολής και είσπραξης των τελών.

Σε κάθε μία από τις παραπάνω  φάσεις, το γραφείο αναλαμβάνει και διεκπεραιώνει  με υπευθυνότητα όλες τις περιπτώσεις ιδιοκτησίας στο Εθνικό Κτηματολόγιο.